Secretaría General del Alumno
El presente manual tiene por objetivo establecer la estructura y describir las funciones que le compete a la Secretaría General de Alumnos, para el desarrollo coordinado de las actividades académicas y administrativas, asegurando la satisfacción y la mejora continua del servicio a los estudiantes y graduados.
El presente Manual de Organización y Funciones es un instrumento de gestión que describe las funciones del departamento en cuanto a necesidades y requerimientos de los alumnos; así como el seguimiento de Títulos de Grados y demás documentaciones inherentes a la graduación del estudiante. Además de las funciones a nivel de cargo específico de la Secretaría General de Alumno.
El ámbito de aplicación de presente manual es de competencia para el Jefe de la Secretaría General de Alumnos y de todo el personal del departamento.
- Elaborar el plan operativo anual de protocolo para programas de graduación de egresados.
- Gestión de remisión y tramite de títulos de grados y postgrado en el MEC.
- Dar seguimiento a los proyectos y metas trazadas por la Dirección Académica y el Rectorado.
- Gestionar los recursos humanos del departamento y asignar responsabilidades.
- Informar sobre las actividades desarrolladas y el logro de resultados.
- Asegurar la firma del Rector, Decano y Secretaría General en las resoluciones, certificados de estudios, títulos de grados, postgrados y constancias académicas expedidos por la Universidad.
- Autenticar las firmas, transcripciones y copias de documentos oficiales de la Facultad a pedido de partes interesadas.
- Custodiar las actas, resoluciones, proyectos y notas del Consejo Directivo a las diferentes Instituciones (CONES, ANEAES, MEC, DNERHS).
- Participar de las reuniones y conferencias organizadas por el CONES-APUP.
- Recepción de las notificaciones oficiales de las diferentes instituciones para su posterior ejecución e información al Directorio.
- Intermediación, nexo y seguimiento de convenios de cooperación interinstitucional entre las instituciones públicas y privadas con la UNIDA.
- Elaboración de notas de respuesta y de petición del decanato.
- Elaborar resoluciones de convalidaciones de materias, de las carreras de Salud.
- Procesar requerimientos de alumnos en modalidades presenciales y virtuales.
- Carga de convalidaciones en el sistema.
- Realizar seguimiento a las tareas en comendas al personal a su cargo.
- Procesar e imprimir certificados de estudios y constancias de diversas índoles solicitadas por los alumnos, para gestionar posteriormente las firmas de los mismos por las diferentes autoridades.
- Elaborar notas de respuesta de los informes para el CONES, ANEAES, DNERHS y otros, para las acreditaciones de las diferentes carreras.
- Preparación de informes para catastro de carreras de Gestión, Ingeniería en Informática y carreras virtuales para el CONES.
- Custodiar los sellos oficiales de la Universidad.
- Verificar y controlar las documentaciones anexas a los títulos de grados y postgrados para su registro y envío en el MEC.
- Verificación de los dictámenes en requerimientos enviados de las diferentes coordinaciones para su posterior proceso.
- Elaboración de Programas Académicos de las diferentes carreras.
- Atención personalizada y telefónica a alumnos y padres conflictivos.
- Hacer las citaciones escritas, telefónicas etc., para las diferentes reuniones que se convoquen.
- Remitir y distribuir documentación necesaria para cada reunión.
- Mantener el archivo de Actas y Acuerdos, según las instrucciones que impartan las autoridades.
- Recepción y contestación de las consultas de los alumnos vía e-mail.
- Otras Tareas asignadas por la Dirección Académica, Rectorado o Directivos.
- Recepción de requerimientos de los alumnos y documentos para las diversas áreas de la UNIDA.
- Operar la central telefónica para recibir, realizar y transferir llamadas a las diferentes unidades de la institución
- Recibir, clasificar y reenviar requerimientos a las diferentes coordinaciones y departamentos.
- Mantener organizado el archivo del departamento.
- Atención personalizada y telefónica a los alumnos y responder a sus consultas.
- Solicitar y realizar el seguimiento de la provisión de útiles y equipos.
- Informar sobre las actividades desarrolladas y el logro de resultados
- Verificar y notificar al alumno el dictamen de los requerimientos financieros de las modalidades presenciales y virtuales.
- Ordenar y reenviar los requerimientos al archivo general.
- Realizar llamadas a alumnos fichados para su posterior incorporación a la UNIDA.
- Recepción y distribución de correspondencias que llegan a la UNIDA.
- Controlar el buen funcionamiento de los equipos telefónicos y demás aparatos de trabajo e informar de las posibles averías.
- Entrega de títulos, certificados de estudios, programas académicos y constancias solicitadas por los estudiantes.
- Recepción y contestación de las consultas de los alumnos vía e-mail.
- Otras funciones asignadas por el superior inmediato.
