Secretaría General del Alumno

El presente Manual de Organización y Funciones es un instrumento de gestión que describe las funciones del departamento en cuanto a necesidades y requerimientos de los alumnos; así como el seguimiento de Títulos de Grados y demás documentaciones inherentes a la graduación del estudiante. Además de las funciones a nivel de cargo específico de la Secretaría General de Alumno.

El ámbito de aplicación de presente manual es de competencia para el Jefe de la Secretaría General de Alumnos y de todo el personal del departamento.

• Elaborar el plan operativo anual de protocolo para programas de graduación de egresados.
• Gestión de remisión y tramite de títulos de grados y postgrado en el MEC.
• Dar seguimiento a los proyectos y metas trazadas por la Dirección Académica y el Rectorado.
• Gestionar los recursos humanos del departamento y asignar responsabilidades.
• Informar sobre las actividades desarrolladas y el logro de resultados.
• Asegurar la firma del Rector, Decano y Secretaría General en las resoluciones, certificados de estudios, títulos de grados, postgrados y constancias académicas expedidos por la Universidad.
• Autenticar las firmas, transcripciones y copias de documentos oficiales de la Facultad a pedido de partes interesadas.
• Custodiar las actas, resoluciones, proyectos y notas del Consejo Directivo a las diferentes Instituciones (CONES, ANEAES, MEC, DNERHS).
• Participar de las reuniones y conferencias organizadas por el CONES-APUP.
• Recepción de las notificaciones oficiales de las diferentes instituciones para su posterior ejecución e información al Directorio.
• Intermediación, nexo y seguimiento de convenios de cooperación interinstitucional entre las instituciones públicas y privadas con la UNIDA.
• Elaboración de notas de respuesta y de petición del decanato.
• Elaborar resoluciones de convalidaciones de materias, de las carreras de Salud.
• Procesar requerimientos de alumnos en modalidades presenciales y virtuales.
• Carga de convalidaciones en el sistema.
• Realizar seguimiento a las tareas en comendas al personal a su cargo.
• Procesar e imprimir certificados de estudios y constancias de diversas índoles solicitadas por los alumnos, para gestionar posteriormente las firmas de los mismos por las diferentes autoridades.
• Elaborar notas de respuesta de los informes para el CONES, ANEAES, DNERHS y otros, para las acreditaciones de las diferentes carreras.
• Preparación de informes para catastro de carreras de Gestión, Ingeniería en Informática y carreras virtuales para el CONES.
• Custodiar los sellos oficiales de la Universidad.
• Verificar y controlar las documentaciones anexas a los títulos de grados y postgrados para su registro y envío en el MEC.
• Verificación de los dictámenes en requerimientos enviados de las diferentes coordinaciones para su posterior proceso.
• Elaboración de Programas Académicos de las diferentes carreras.
• Atención personalizada y telefónica a alumnos y padres conflictivos.
• Hacer las citaciones escritas, telefónicas etc., para las diferentes reuniones que se convoquen.
• Remitir y distribuir documentación necesaria para cada reunión.
• Mantener el archivo de Actas y Acuerdos, según las instrucciones que impartan las autoridades.
• Recepción y contestación de las consultas de los alumnos vía e-mail.
• Otras Tareas asignadas por la Dirección Académica, Rectorado o Directivos.

• Recepción de requerimientos de los alumnos y documentos para las diversas áreas de la UNIDA.
• Operar la central telefónica para recibir, realizar y transferir llamadas a las diferentes unidades de la institución.
• Recibir, clasificar y reenviar requerimientos a las diferentes coordinaciones y departamentos.
• Mantener organizado el archivo del departamento.
• Atención personalizada y telefónica a los alumnos y responder a sus consultas.
• Solicitar y realizar el seguimiento de la provisión de útiles y equipos.
• Informar sobre las actividades desarrolladas y el logro de resultados.
• Verificar y notificar al alumno el dictamen de los requerimientos financieros de las modalidades presenciales y virtuales.
• Ordenar y reenviar los requerimientos al archivo general.
• Realizar llamadas a alumnos fichados para su posterior incorporación a la UNIDA.
• Recepción y distribución de correspondencias que llegan a la UNIDA.
• Controlar el buen funcionamiento de los equipos telefónicos y demás aparatos de trabajo e informar de las posibles averías.
• Entrega de títulos, certificados de estudios, programas académicos y constancias solicitadas por los estudiantes.
• Recepción y contestación de las consultas de los alumnos vía e-mail.
• Otras funciones asignadas por el superior inmediato.