Secretaría General del Profesor

Descripción

Secretaria General de Profesores (SGP), Es la dependencia que realiza las funciones de documentación, orientación y registro general, para el cumplimiento de normas y procedimientos dictados por instancias superiores que conforman la Universidad UNIDA.

Objetivo

Es brindar información precisa del funcionamiento y organización de los roles que se llevan a cabo dentro del departamento, con el fin de optimizar la labor de los involucrados de manera a mantener apoyo y colaboración constante para el cumpliendo de las gestiones encargadas por las instancias superiores.

Funciones Generales

Secretaria General de Profesores, una dependencia fundamental motivo por el cual se valora los parámetros que informan su correcto funcionamiento mediante los niveles de eficiencia de los miembros que lo conforman. Algunas funciones que se desempeñan en SGP.

  • Asistir a todos los miembros de la institución con información necesaria para cada sector o caso.
  • Controlar y registrar conjuntamente con la Dirección Académica y las Coordinaciones de Carrera, las asistencias de docentes, reposición de clases, sustituciones, atrasos, anticipaciones, entre otros casos.
  • Presentar informe de entrega de actas e instrumentos de evaluación, al finalizar el periodo de cada examen al Dpto. de Recursos Humanos y a la Dirección Académica.
  • Emisión de Actas Asistencia, control y recepción de los mismos acompañados de los instrumentos de evaluación, en períodos de exámenes EP1, EPE1, EP2, EPE2, EF, EFE1, EFE2, se procede a la impresión del Acta Final de Calificaciones.
  • Colaborar con el equipo directivo en las funciones que sean requeridas.
  • Recepcionar requerimientos en caso de revisión de Examen, coordinar con el Docente día y hora a llevarse a cabo y remitir a Secretaria General de Alumnos (SGA) la información dictada por el Docente.
  • Incluir a Docentes nuevos en el sistema NSSA.
  • Brindar soporte técnico y acompañamiento al Docente.
  • Ejercer la gestión y el resguardo de las documentaciones.
  • Inventariar y preservar los bienes de uso y demás recursos de la institución.
  • Recepcionar solicitudes de Reservas de Aulas o Salón Auditorio para eventos.
  • Controlar las Actas de Calificaciones Finales inventariadas con el fin de dar entrega a Archivo.
  • Creación de los Bloques de acuerdo a la convocatoria indicadas por las Coordinaciones y aprobadas por la Dirección Académica.
  • Trabajar en conjunto con las Coordinaciones de Carreras y ejecutar sus solicitudes.
Actividades

Secretaria General de Profesores, tiene un acompañamiento eficiente para lograr los objetivos propuestos en el semestre, contribuir con los procesos de la mejora continua que a través de esta se logre la excelencia Educativa, leamos las actividades que se deben de ejecutar,

  • Asesoramiento al plantel Docente.
  • Verificación de Docentes en aulas a través de un Asistente del Departamento asignado en los turnos habilitados.
  • Mantener actualizado los datos del Plantel Docente en el Sistema Informático NSSA.
  • Generar avisos a Docentes con el fin de orientar y acompañar la apertura de la semana.
  • Agendar capacitación informática para Docente grupal o individual (uso del Jaguareté o Videoconferencia BigBlueButton).
  • Recepcionar entrega de Documentos (Plan de Cátedra y Faltas) cada fin de mes.
  • Asignar Aulas de acuerdo a la cantidad de Alumnos y espacio requerido.
  • Realizar entrega de materiales didácticos (borradores y pinceles) para el inicio de clase.
  • Medios de comunicación entre Plantel Docente y Funcionarios SGP, a través de:

Correo Electrónico, Mensajería de la Plataforma Jaguareté, Teléfono y atención personalizada en Oficina.

  • Apoyo en actividades Institucionales.
Recepción y Asistentes - Funciones Especificas
  • Recepción de requerimientos de los alumnos y documentos para las diversas áreas de la UNIDA.
  • Operar la central telefónica para recibir, realizar y transferir llamadas a las diferentes unidades de la institución.
  • Recibir, clasificar y reenviar requerimientos a las diferentes coordinaciones y departamentos.
  • Mantener organizado el archivo del departamento.
  • Atención personalizada y telefónica a los alumnos y responder a sus consultas.
  • Solicitar y realizar el seguimiento de la provisión de útiles y equipos.
  • Informar sobre las actividades desarrolladas y el logro de resultados.
  • Verificar y notificar al alumno el dictamen de los requerimientos financieros de las modalidades presenciales y virtuales.
  • Ordenar y reenviar los requerimientos al archivo general.
  • Realizar llamadas a alumnos fichados para su posterior incorporación a la UNIDA.
  • Recepción y distribución de correspondencias que llegan a la UNIDA.
  • Controlar el buen funcionamiento de los equipos telefónicos y demás aparatos de trabajo e informar de las posibles averías.
  • Entrega de títulos, certificados de estudios, programas académicos y constancias solicitadas por los estudiantes.
  • Recepción y contestación de las consultas de los alumnos vía e-mail.
  • Otras funciones asignadas por el superior inmediato.
Organigrama
Está conformado por el Jefe del área, Coordinador SGP y Asistentes, bajo la supervisión de la Dirección Académica.  
Actitudes de los Integrantes
  • En relación a trabajo con el Plantel Docente, Coordinadores y Decanos actúa con objetividad y transparencia.
  • En las relaciones con otras áreas se trabaja con principios de colaboración, cooperativismo y asistencia activa de acuerdo con el principio de lealtad institucional.
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